7 dicas para melhorar a performance de seu time

Chegou a hora de contratar mais gente na sua empresa? Será que não é melhor aumentar a produtividade da equipe atual antes? Veja alguns passos essenciais para ter uma equipe de alta performance e com foco em resultados.

Na contramão de muitas empresas brasileiras, há empresários preocupados com o crescimento acelerado que suas companhias estão passando.

Para atender a demanda dos clientes, a decisão muitas vezes é aumentar o time, promover novas lideranças e criar novos cargos. Contra pondo essas decisões, pesquisas mostram que a produtividade do trabalhador brasileiro é muito baixa, dizem que produzimos ¼ (um quarto) do que um americano.

Saber disso é preocupante para quem quer contratar, mas ao mesmo nos traz muitos desafios e aprendizados! Para começar, vamos entender os motivos de termos trabalhadores poucos produtivos:

1º Motivo: Capital Humano (Falta de Educação e Qualificação) 
2º Motivo: Capital Tecnológico (Falta infraestrutura para exercer as funções)
3º Motivo: Ineficiência

Agora que já sabe as razões da baixa produtividade, pode começar a atacar as causas com 7 dicas para melhorar a performance de seu time, independente de qual área ele atue dentro de sua empresa.

DICA 1 – Mapeamento dos Processos. A desordem instalada nas empresas, que estão em processo de crescimento e sem a estrutura adequada, compromete o negócio. Portanto, se estruturar e organizar a casa são palavras de ordem! 
Coloque no papel todos os processos que você e seus colaboradores executam, separe por departamento, responsável e por frequência. Existem no mercado alguns materiais educativos que podem ajuda-lo nesta fase com templates para iniciar, acesse para fazer download do livro digital sobre processos.

DICA 2 – Automatize os Processos Repetitivos. Para começar, escolha tarefas repetitivas mais simples, o feijão com arroz de toda empresa: financeiro, administração, vendas, compras, estoque. Um exemplo: comece a definir um processo para emissão de notas fiscais eletrônicas e faça com que a equipe tenha a percepção real de que a automatização facilitará a vida dele.

Mas como automatizar os processos? Bibliografias explicam que automatização de processos são sistemas automáticos, que realizam ações repetitivas com ou sem intervenção do homem. Invertendo, sistema de gestão é a automatização de processos repetitivos.

Também pode ser definida como um conjunto de técnicas que podem ser aplicadas sobre um processo objetivando torná-lo mais eficiente, ou seja, maximizando a produção com menor consumo de energia, menor emissão de resíduos e melhores condições de segurança, tanto humana e material quanto das informações inerentes ao processo (Wikipédia).

Tire proveito dos sistemas de gestão nas áreas estratégicas do negócio, principalmente o financeiro, na qual ainda há muitas PMES que recorrem a planilhas ou cadernos de anotações para fluxo de caixa e estoque.

DICA 3 – Documente o que e quando fazer, e mostre. Muitos colaboradores deixam de fazer o que é esperado dele, por que não sabiam o que era confiado a ele. Então, como fazer as responsabilidades irem além de um documento de cargos e salários? Tenha um sistema que você possa registrar todas as atividades e tarefas periódicas e pontuais deste colaborador.

É importante registrar prazos, e qual é a prioridade e criticidade de cada tarefa, pois há dias que são tantas tarefas a serem executadas, que o colaborador não sabe por onde começar. Ao ter registrado pelo gestor o que ele deve priorizar, vai deixa-lo mais seguro e produtivo.

O recomendado é que o colaborador aponte quantas horas/minutos do dia ele destinou para cada tarefa realizada, esse processo também é conhecido como timesheet. Muitas empresas pensam que isso é aplicável apenas para projetos, mas esta ação é e pode ser utilizada por todos os departamentos.

É importante que o colaborador tenha visibilidade. Ou seja, ao chegar na empresa, ele abrirá o computador e já saberá quais tarefas e atividades ele deverá executar naquele dia.

DICA 4 – Gerência. Com as ferramentas certas, as gerências ganham visibilidade. Logo, conseguem calcular a produtividade da equipe e identificar futuros problemas, antes que eles ocorram. Exemplo: um cliente quer saber os valores e prazo de entrega ou execução de um serviço, você conseguirá dar previsibilidade e passar um orçamento baseado em dados reais, sem “achismos”. E caso, a execução demonstre algum problema, poderá comunicar o cliente previamente.

Além disso, a gerência tem papel importante no ânimo da equipe, o que está diretamente relacionado a produtividade. É um clichê, mas é isso mesmo, como dizem “a equipe é reflexo dos seu líder”.

DICA 4 – Visibilidade das Atividades com um Placar. Multinacionais da manufatura chamam isto de Andon, termo utilizado pelo Sistema Toyota de Produção, mas que pode ser utilizado de forma muito mais simplificada por qualquer empresa.

Instale uma TV ou um monitor mostrando as atividades da equipe, responsáveis, prazos e se estão dentro ou fora do prazo. Todos irão ver o andamento das atividades. Isso gera um comprometimento maior do time, pois ninguém quer ver seu nome/tarefa em atraso para todos verem.

Há relatos de equipes que adotaram o sistema de placar e tiverem uma união maior, além do aumento de produtividade.

DICA 5 – Reconhecimento e Incentivo com Meritocracia. Com muito planejamento premie a equipe pelo atingimento de metas e por manter as boas métricas. O importante é que o reconhecimento esteja diretamente ligado diretamente aos objetivos da empresa e departamento.

Crie indicadores individuais, levando em consideração a atividade desempenhada e o nível hierárquico do colaborador dentro da organização. Desta forma, poderá avaliar se estão cumprindo seus objetivos individuais e a decisão de quem, quanto e como será premiado mais justa.

Assista ao vídeo de um webinar, com a empresa do ramo de serviços de tecnologia da informação - UNO Soluções Integradas - que implantou a meritocracia em seu dia-a-dia, conseguindo ainda reduzir custos operacionais. Neste vídeo, o diretor da companhia conta seu caso de sucesso e mostra como fez para implantar.

DICA 6 – Comunicação. Reunia a equipe e comunique o andamento do negócio. Essa é uma forma de envolver os colaboradores e fazer com que eles façam parte do todo. Algumas empresas chamam de “café da manhã com o presidente”, outras de convenção, não importa o nome que vai dar, mas periodicamente reúna o time e converse com eles.

Nesta reunião interna comunique as estratégias, metas, indicadores e planos de ação para o engajamento das pessoas na causa comum. Busque fazer isso com uma comunicação clara, simples e objetiva. 
E ouça! É importante ouvir o que todos têm a dizer.

DICA 7 – Capacitação e Treinamento. Mesmo nos países com um alto grau de educação da população, a capacitação e treinamento são constantes. Imagina em um país como o Brasil, que o governo não consegue prover às empresas mão-de-obra qualificada? A responsabilidade é ainda maior para os empresários brasileiros, pois a exigência de capacitação e treinamento das competências do colaborador são maiores.

Sendo assim, promova incentivos aos estudos, crie programas de treinamento e desenvolvimento do capital humano de sua empresa. Boas consultorias de RH podem ajudar, seja na contratação de uma equipe mais qualificada, ou na preparação da equipe para ser mais produtiva em longo prazo.

O propósito aqui não é definir um modelo ideal de gestão de equipes, mas desmistificar padrões que muitas vezes lemos ou criamos. Apesar de ser um tema que gera dúvidas em sua forma de fazê-lo, é no dia-a-dia que conseguirá evoluir na qualidade da equipe. Basta praticar!

Agora que já sabe algumas dicas que pode levar ao aumento de aprendizados e resultados, o melhor é praticar e buscar melhorias. Para encurtar o caminho, fica o nosso chamado para que você compartilhar suas experiências e opiniões sobre o tema, seja como líder ou liderado.

E aí, como está sendo a produtividade da sua equipe e empresa?