Como definir o tamanho ideal da equipe de vendas

A equipe de vendas deve ser considerada a ponte que liga o início de uma cadeia, que é a elaboração de um serviço ou produto, até o final dela, a aquisição pelo cliente. Por ter essa função estratégica, o time de vendedores de uma empresa precisa ser cuidadosamente planejado. 

Para determinar o tamanho da equipe de vendas ideal é preciso estudar departamento por departamento e entender melhor as suas projeções. Uma equipe com número de colaboradores errado pode, por exemplo, causar estresse e fazer o volume de vendas cair pela baixa produtividade, e não por falta de clientes.

Com o número de vendedores abaixo do ideal, é comum que os custos com horas extras ou folgas por banco de horas subam bastante, e pode ficar caro manter os colaboradores. Nesse cenário, também não há incentivo ou motivação, e isso acaba prejudicando toda a performance que idealmente demanda bom rendimento, disponibilidade e comportamento versátil e ágil.

Por outro lado, ter um time de vendas grande demais pode resultar em baixo desempenho individual, o que na prática se torna um custo desnecessário para a empresa.

Jeff Bezos, fundador da Amazon, tem um pensamento sobre o tema. Em algumas de suas apresentações pelo mundo, o empresário já falou sobre a regra das duas pizzas. Em inglês, two-pizzas team rules.

O que o empresário prega é que cada equipe interna ou departamento deve ter tamanho suficiente para que possa ser alimentada com apenas duas pizzas. A ideia por trás do conceito é muito simples. Quanto maior o número de pessoas, a tendência é que tudo aumente - burocracia, críticas, opiniões, coordenação, discordância.

Basicamente, tudo o que atrasa a entrega final de uma equipe tende a vir com muito mais intensidade na medida em que a quantidade de integrantes do time aumenta, na visão de Bezos.

Seguindo esse pensamento de equipes mais enxutas, outro modelo difundido pelas startups é o de squads - pequenos grupos de funcionários, com uma grande diversidade de áreas, no lugar de grandes divisões em departamentos. O modelo já foi adotado por grandes empresas como Natura e Unilever.

O ideal é buscar o equilíbrio na formação do grupo de vendas. Ainda assim, encontrar a medida certa pode ser complexo.

Veja alguns cálculos importantes para essa decisão:

Meta de vendas mensal - Ter metas mensais de vendas alinhadas aos objetivos anuais de cada negócio é importante. Quando se tem clareza sobre os próximos passos, se torna mais produtivo trabalhar com metas diárias, pois realizações pontuais são mais fáceis de mensurar e passam a sensação de dever cumprido.

Esse tipo de planejamento também torna mais fácil identificar falhas ou até certas dificuldades, garantindo mais tempo para corrigi-las previamente, sem afetar tanto as metas de longo prazo. Nesse cenário, trabalhar com metas progressivas é essencial para manter a motivação e os resultados dos colaboradores. 

Tenha prioridades - Embora possa existir várias metas a serem alcançadas para se chegar a um objetivo, é preciso definir prioridades. Isso significa determinar quais delas têm um valor mais alto na escala do processo de vendas. São essas que a equipe deverá cumprir antes das restantes. “Sequenciar” faz com que os representantes não tenham que atender a todas as metas de uma só vez, mas se preocupar com as mais importantes para o resultado final. 

Transforme números em tarefas - Nem sempre se apegar a uma meta numérica pode ser efetivo. Números a serem alcançados estão longe de ser algo concreto e podem parecer um tanto intangíveis. Pensar em tarefas específicas que ajudem a chegar a um resultado pode ser uma estratégia melhor.

Em vez de ter como meta determinado valor mensal, tente fechar R$ 10 mil em vendas no mês, tente pensar em atividades que ajudarão a chegar lá. Cumprir o envio de X e-mails ou X telefonemas, por exemplo, pode ajudar nesse caminho.

Perfis diferentes demandam metas individuais - Cada colaborador pode e deve ser acompanhado em sua singularidade. Alguns terão perfil mais conservador, outros mais criativos e terão aqueles que permitem estipular metas desafiadoras.

Vale ter alguém para acompanhar o andamento dessas metas individuais e analisar se o tamanho da equipe de vendas está adequado com os objetivos da empresa. Essa avaliação do desempenho individual e coletivo também ajuda o empresário a identificar os pontos fortes e as fraquezas da equipe, que pode ter suas funções e responsabilidades alteradas.

Retomando a ideia de squads, há quem diga que quanto menos pessoas envolvidas, mais tempo para encontrar soluções. Ou seja, quanto menor a equipe, menos tempo ela vai gastar gerenciando todas as atividades que devem ser realizadas por cada membro.

Ao estar em uma equipe menor, os funcionários também podem ser mais produtivos, pois se sentem mais responsáveis pelos resultados que serão apresentados. Dessa forma, há também maior autonomia sobre processos e resultados, já que cada um sabe de sua responsabilidade.

O relacionamento entre um número menor de pessoas traz menos chances de ocorrerem ruídos na comunicação. A troca de informações é mais rápida e descomplicada.

A dica é entender a rotina de uma organização e, principalmente, como funciona o negócio, para definir o número ideal de pessoas para compor a equipe.